La comunicación externa

segismundouriarte202102La comunicación externa se define como el conjunto de operaciones de comunicación destinadas a los públicos externos de una empresa o institución. En la actualidad, la publicidad ha dejado de ser la única herramienta válida para introducir un mensaje en la sociedad y ha dado paso a una nueva etapa más imaginativa: la comunicación integral. Cuando hablamos de comunicación integral, hablamos de todos los procesos que son capaces de comunicar algo dentro de una organización.

La comunicación externa debe ser dinámica, activa, y sobre todo permanente. Se debe reflexionar acerca de cómo se comunica, el impacto social logrado y qué nuevos horizontes pueden lograrse. Comunicar es algo más que simplemente informar, es construir confianza. Incorporar a una organización una cultura de transparencia genera mayor apertura, aumenta la comunicación interna y mejora la planificación de la información.

Son muchas las herramientas que la comunicación pone a disposición de una organización y bien utilizadas pueden aportar importantes ventajas adaptándolas a las características del servicio que la organización preste. Toda organización que quiera estar bien posicionada, debe tener a la comunicación como una herramienta estratégica. Esto no quiere decir que la comunicación sea la clave del éxito, pero sí que forma parte de él, y de hecho a través de ella se acerca a la sociedad la imagen que de la organización se quiera que se tenga, lo que va a permitir que la misma se posiciones mejor en la opinión pública.

Evidentemente, la realidad demuestra que posicionar una organización requiere de un análisis previo del entorno social que le rodea para conocer qué estrategia es la más adecuada para dar a conocer sus características y sus objetivos a través de los canales informativos más convenientes. Lo que va a dar a una organización la posibilidad de diferenciarse del resto va a ser la comunicación entendida en su sentido más global, pues la misma va aportar un valor añadido permitiendo crear en la sociedad una imagen positiva de dicha organización.

Es importante tener presente que la comunicación no debe estar al margen de las características y objetivos que definen a la organización, sino más bien todo lo contrario: la comunicación externa debe ser un reflejo de la estrategia general de la misma. Resulta obvia, por tanto, la importancia de una buena estrategia de comunicación y la elección de un buen mensaje para que ésta sea efectiva. Para lograr esa efectividad hay que tener en cuenta tres aspectos: la imagen percibida actualmente, la definición de la identidad corporativa y la imagen ideal de la organización, la definición de un calendario de actuación y evaluación de los resultados y el establecimiento de un instrumento de control para realizar un seguimiento del plan.

Entre los principales instrumentos que integra un plan de comunicación para mantener la imagen de una organización, se encuentran las relaciones públicas y las campañas de comunicación. Las relaciones públicas se definen como el conjunto de acciones planificadas y deliberadas que tienen como finalidad crear o mantener una imagen determinada de la organización ante la sociedad. Trata de crear y mantener unas relaciones sociales fluidas y dinámicas entre la entidad y los grupos sociales u organizaciones en los que se esté interesado en impactar para buscar un posicionamiento en el terreno de la imagen y la máxima aceptación social.

Sus funciones más importantes son: apoyar y reforzar la labor de los diversos departamentos de la organización., preparar y supervisar las acciones puntuales de promoción de los servicios que se prestan, mantener un clima permanentemente favorable hacia los servicios que se presta, mediante el contacto constante con colaboradores, agentes sociales, etc., establecer un buen clima en las relaciones interpersonales de sus componentes y conseguir en los mismos el espíritu e imagen que la organización pretende en el exterior, conseguir que ningún problema altere o perjudique la imagen de la organización en el ámbito social. 

Siempre hay que tener en cuenta que una buena comunicación es aquella en la que se practica la escucha activa, es asertiva y proactiva. No hay que olvidar que lo más importante en un proceso de comunicación no es lo que se quiere decir, sino lo que la otra persona entiende.

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